Im Rahmen der bevorstehenden liop License Optimisation Days 2024, die im Spreespeicher in Berlin stattfinden, haben wir die Ehre, Annette Janele, Senior Product Owner bei adidas AG, zu interviewen. Im Vorfeld ihrer viel erwarteten Präsentation „SAM bei adidas: Vom Excelfile zum Assetmanagement“ bietet Janele einen exklusiven Einblick in ihre umfangreiche Laufbahn und die Entwicklungen im Bereich des Software Asset Managements und IT Asset Managements bei adidas.
Seit 2011 ist eine treibende Kraft hinter den SAM-Initiativen von adidas und hat maßgeblich zur Implementierung und Optimierung der Lizenzverwaltungssysteme beigetragen. Ihr Weg führte vom grundlegenden Lizenzmanagement mit einfachen Excelfiles bis hin zur Integration komplexer SaaS-Lösungen wie Office und Adobe in SmartTrack. Zudem spielte sie eine Schlüsselrolle bei der Einführung eines Managed Services für mission- und businesskritische Applikationen aus LeanIX.
In unserem Gespräch beleuchtet Annette Janele die dynamischen Herausforderungen des Lizenzmanagements, die Vorteile einer effektiven SAM-Strategie und wie adidas sich an die stetig wechselnden Anforderungen der digitalen Welt anpasst. Ihre Erkenntnisse und Erfahrungen sind besonders wertvoll für alle Fachleute, die sich auf dem liop Days mit den neuesten Trends und Best Practices im Bereich des Lizenzmanagements auseinandersetzen möchten.
liop: Können Sie uns zunächst einen kurzen Überblick über Ihre Erfahrung und Fachkenntnisse im Bereich Software Asset Management und IT Asset Management geben?
Annette Janele: Ich beschäftige mich seit 2011 mit dem Thema Software Asset Management. Ich habe damals SmartTrack (heutiges LiMa) mit implementiert. Es ist manchmal nicht einfach immer auf dem aktuellen Stand der Lizenzmodelle unserer Hersteller zu sein, aber ich bemühe mich, auch hier mein Fachwissen stetig auszubauen.
liop: Was hat Sie dazu motiviert, sich auf das Gebiet des Software Asset Management und IT Asset Management zu spezialisieren?
Annette Janele: Es gab damals noch kein Lizenzmanagement innerhalb der adidas und durch eine Reorganisation wurde mir diese Position zugewiesen. Ich fand dieses Thema dann sehr spannend und habe mich da reingearbeitet und bin bis heute mit viel Engagement und „Herzblut“ dabei.
liop: Welche Herausforderungen sehen Sie typischerweise bei der Verwaltung von Softwarelizenzen und IT-Assets in Unternehmen?
Annette Janele: Vielzahl an Softwarelizenzen, komplexe Lizenzbedingungen, ständig wachsendes Softwareportfolio, begrenze Ressourcen – Zeit und Manpower, Risiken bei der Nichteinhaltung (Nichtkonformität), schlechte Datenqualität.
liop: Welche Vorteile können Unternehmen durch eine effektive Lizenzoptimierung und Asset-Verwaltung erzielen?
Annette Janele: Eine effektive Lizenzoptimierung und Asset-Verwaltung kann dazu beitragen, die Kosten zu senken, die Compliance sicherzustellen und die Effizienz zu steigern und die Sicherheit zu verbessern.
liop: Welche Rolle spielen Compliance-Anforderungen im Zusammenhang mit Softwarelizenzen und IT-Assets, und wie können Unternehmen sicherstellen, dass sie diesen Anforderungen gerecht werden?
Annette Janele: Indem die Unternehmen eine umfassende Inventarisierung ihrer Software und IT-Assets durchführen, indem sie regelmäßig Audits durchführen und Richtlinien und Prozesse zur Lizenzverwaltung einführen. Es sollten außerdem Schulungen für Mitarbeiter angeboten werden, damit das Verständnis für Lizenzmanagement und Compliance gestärkt wird.
liop: Welche Rolle spielten traditionelle Ansätze wie Excelfiles zu Beginn und wie haben sich diese im Zuge der Digitalisierung und Cloud-Nutzung verändert?
Annette Janele: Ich denke, in vielen Unternehmen war ein Excelfile, das „Tool“, um Lizenzen oder auch die Nutzung dieser zu verwalten. Mit der Einführung von Lizenzmanagement- und Inventurtools, dürfte das Excelfile vielfach obsolet geworden sein, außer in Bereichen, in denen keine Softwareinventur durchgeführt werden kann.
liop: Können Sie näher erläutern, wie Sie verschiedene SaaS-Anwendungen wie Office und Adobe mithilfe von SmartTrack in Ihr Assetmanagement integriert haben und welche Vorteile sich daraus ergeben haben?
Annette Janele: Sowohl die Inventurdaten für Office als auch Adobe werden über den DataHub im LiMa bereitgestellt. In beiden Fällen haben wir direkte Konnektoren zum O365- und Adobe Portal.
So bekommen wir für diese Hersteller schnell die Übersicht, wer Office oder eine Adobe Applikation nutzt oder auch nicht bzw. welchen inaktiven Usern eine Subscription zugewiesen ist. Wir haben darüber hinaus im LiMa ein Adobe Dashboard erstellt das uns anzeigt, ob Adobe Subscriptions an inaktive User assigned sind, ob wir ein mehrfaches Assignment von Lizenzen – single apps, all apps haben und ob es User gibt die im Portal eingetragen sind, aber keinen AD Account haben.
liop: Was waren die treibenden Kräfte hinter der Einführung eines SAM Managed Service für "mission und business critical" Applikationen aus LeanIX bei adidas?
Annette Janele: Es gab vor ca. 2 Jahren einen Outage bei einer Applikation, der massive Störungen des Business hatte, da bei dieser Applikation die Lizenzen nicht verlängert worden waren. Man hat dann festgestellt, dass es nicht wirklich ein aktives Lizenzmanagment für diese Applikationen gibt. Dass dies nicht noch einmal passiert, wurde beschlossen einen Managed Service zu etablieren.
liop: Können Sie Einblicke in den Prozess geben, wie Sie die Nutzung von Softwarelizenzen bei adidas kontinuierlich überwachen und optimieren?
Annette Janele: Wir haben unsere Software in Kategorien wie A, B, C und D aufgeteilt. Kategorie A sind unsere großen Vendoren, wie Microsoft, Oracle, Salesforce, Adobe usw.. Für diese Kategorie werden 2 x im Jahr sogenannte SAM Reviews erstellt, die nicht nur ein Compliancereport sind, sondern auch Risiken und sofern vorhanden Optimierungspotentiale zeigen.
Unsere „Mission und Business Critical“ überwiegend SaaS Applikationen laufen unter der Kategorie B. Für diese wird 1 x im Jahr ein Compliancereport erstellt. Sie fragen sich sicher warum bei diesen nur 1 x im Jahr. Beim Onboarding dieser Applikationen hat sich gezeigt, dass viele davon Pay-as-you-go sind wo wir als SAM-Team nicht wirklich einen Benefit bewirken können oder die Applikationen von den App Ownern selbst überwacht werden.
Kategorie C sind sog. lokale Desktop Applikationen wie Think-cell, SnagIT usw. für diese wird auch 1 x im Jahr ein Compliancereport erstellt.
Kategorie D sind Lizenzen, für die keine kostenpflichtige Lizenz benötigt wird. Es erfolgt hier keine Überwachung unsererseits.
liop: Welche Empfehlungen haben Sie für andere Unternehmen, die vor ähnlichen Herausforderungen im Bereich SAM und Lizenzmanagement stehen?
Annette Janele: Es ist unbedingt erforderlich, die Unterstützung des Managements zu haben. Ohne dieses, ist meiner Meinung nach SAM ein „zahnloser Tiger“. Wir haben selbst jahrelang diese Erfahrung gemacht, dass Lizenzmanagement nicht wirklich gesehen und die Wichtigkeit wahrgenommen wurde. Das hat sich nun Gott sei Dank in den letzten Jahren geändert.
Wenn man nicht selbst das gesamte Know-how und die Manpower im Hause hat, dann ist es meiner Meinung nach ganz wichtig einen guten externen Partner an der Seite zu haben, der einen unterstützt und berät.
liop: Wie sehen Sie die Zukunft des SAM bei adidas und welche weiteren Entwicklungen oder Initiativen planen Sie, um Ihre SAM-Strategie weiter zu verbessern?
Annette Janele: Es gibt noch einige Themen, die wir noch nicht angegangen sind, sei es aus technischer oder zeitlicher Hinsicht, wie die Containerinventarisierung, weitere Cloudanbieter anbinden.
liop: Wir danken Annette Janele für Ihre tiefgehenden Einblicke und wertvollen Perspektiven, die Sie im Rahmen dieses Interviews geteilt haben.
Für alle, die mehr über die Optimierung von Lizenzmanagement erfahren möchten und die Gelegenheit nutzen wollen, führende Expertinnen wie Annette Janele live zu erleben, laden wir Sie herzlich zu den liop License Optimisation Days 2024 ein. Dieses Event findet vom 12. bis zum 14. Juni 2024 im Spreespeicher Berlin statt und verspricht, ein Zentrum des Austauschs und der Innovation zu sein.
Wenn Sie teilnehmen möchten, können Sie sich unter folgendem Link anmelden: Anmeldung zu den liop Days 2024. Alternativ können Sie sich das detaillierte Programm der Veranstaltung herunterladen und mehr über die geplanten Vorträge und Workshops erfahren: Download der Agenda der liop Days 2024.
Verpassen Sie nicht die Chance, Teil dieser einzigartigen Veranstaltung zu sein, die darauf abzielt, Wissen zu teilen, Netzwerke zu bilden und innovative Lösungen in der Welt des Lizenzmanagements zu fördern.