Die Technologielandschaft von Unternehmen hat sich in den letzten Jahren rasant entwickelt. Der Wandel von traditionellen Desktop-Anwendungen hin zu umfassenden Cloud-Lösungen zeigt, wie tiefgreifend Software heute in den Geschäftsbetrieb eingebunden ist. Doch mit dieser Entwicklung wächst auch die Herausforderung: Der Umgang mit Software-Lizenzen und deren Bestimmungen wird immer komplexer. Während Software-Lizenz-Audits inzwischen für viele Firmen zur Tagesordnung gehören, sind nicht alle gleichermaßen gut darauf vorbereitet.
Ein Software-Lizenz-Audit ist eine Überprüfung der Einhaltung von Nutzungsbedingungen von Softwareprodukten in einer Organisation. Dies kann entweder intern oder von externen Prüfern durchgeführt werden, oft im Auftrag von Softwareherstellern. Einige Software-Lizenz-Audits beginnen nicht klar als „Audit“. Oftmals entwickeln sie sich aus einem „freundlichen Gespräch“ zwischen einem IT-Administrator und einem Softwarehersteller. Aber lassen Sie sich nicht täuschen: Diese Gespräche können schnell zu vollwertigen Audits mit erheblichen finanziellen Auswirkungen werden.
Was löst ein Software-Lizenz-Audit aus?
Bevor wir uns mit der Vorbereitung auf ein Software-Lizenz-Audit befassen, ist es wichtig zu verstehen, welche Ereignisse häufig diese auslösen. Dazu gehören Veränderungen in den Ausgaben, die Reduzierung von Support- und Wartungsausgaben bei Erneuerungen, der Wechsel zu einem anderen Lizenzierungsmodell, Anfragen nach historischen Lizenznachweisen oder auch Vertragsklauseln, die regelmäßige Audits vorsehen. Zudem können Firmenübernahmen oder -fusionen, ebenso wie unzufriedene Mitarbeiter, die auf Compliance-Probleme hinweisen, zu Audits führen.
Eine allgemeine Checkliste für Software-Lizenz-Audits:
- Benachrichtigung nicht ignorieren: Ein Audit beginnt oft mit einer schriftlichen Benachrichtigung. Nehmen Sie dies ernst, bestätigen Sie den Erhalt und beginnen Sie sofort mit den Vorbereitungen.
- Governance und Kontrolle: Stellen Sie ein internes Team zusammen und definieren Sie klare Rollen und Verantwortlichkeiten. Dies sollte so früh wie möglich im Audit-Prozess erfolgen.
- Interne Kommunikation: Informieren Sie Ihr Management und Ihre Rechtsabteilung über das bevorstehende Audit. Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Informationen intern überprüft werden, bevor sie an Dritte weitergegeben werden.
- Inventory: Verwenden Sie, wenn möglich, Tools, um einen Überblick über Ihre Software-Assets und -Lizenzen sowie deren Nutzung (Installation) zu erhalten.
- Nachweis der Lizenzberechtigung: Sammeln Sie alle Lizenznachweise und Verträge, die für das Software-Lizenz-Audit relevant sind. Dies kann eine zeitaufwändige Aufgabe sein, ist jedoch unerlässlich.
- Kommunikation mit dem Prüfer: Klären Sie den Umfang des Audits, die betroffenen Produkte und die geforderten Daten. Verhandeln Sie bei Bedarf eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA).
- Datensammlung: Sammeln Sie nur die geforderten Daten. Es ist wichtig, die Daten korrekt und objektiv bereitzustellen, ohne Informationen wegzulassen oder zu manipulieren.
- Überprüfung der Ergebnisse: Nach Erhalt des Auditergebnisses sollten Sie die Ergebnisse sorgfältig überprüfen und, falls notwendig, Einspruch erheben.
- Schlussfolgerung und Verhandlung: Im Falle einer Verletzung der Nutzungsbedingungen wird ein Ausgleich der Unter-Falschlizenzierung gefordert. In solchen Fällen sollten Sie versuchen, mit dem Softwarehersteller zu verhandeln.
- Nachbereitung: Nach Abschluss des Audits sollten Sie aus Ihren Erfahrungen lernen. Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre internen Prozesse und Strategien, um in Zukunft besser vorbereitet zu sein.
Abschließend ist zu sagen, dass die beste Vorbereitung auf ein Software-Lizenz-Audit eine proaktive Haltung ist. Unternehmen, die ihre Software-Assets aktiv verwalten und stets einen Überblick über ihre Lizenzen haben, werden sich bei einem Audit wesentlich sicherer und vorbereiteter fühlen. Es lohnt sich also, in solide Software-Asset-Management-Prozesse zu investieren.