Gebrauchte Softwarelizenzen

Der Einsatz gebrauchter Software kann für kleine und mittlere Unternehmen eine wirtschaftlich sinnvolle Entscheidung sein. Doch ein fehlender Nachweis oder ein unseriöser Lieferant kann im Rahmen einer Lizenzprüfung schnell zu erheblichen Geldstrafen führen. Entscheidend ist nicht der Gebrauch der Software selbst, sondern die saubere rechtliche Dokumentation des Erwerbs.

Wer auf gebrauchte Softwarelizenzen setzt, muss sicherstellen, dass vier zentrale Dokumente vollständig und korrekt vorliegen. Fehlt nur eines davon, ist die gesamte Lizenzkette lückenhaft und rechtlich angreifbar.

1. Der Lizenzvertrag des Ersterwerbs

Dieser Vertrag ist das Fundament jeder rechtssicheren Lizenzkette. Er muss eindeutig belegen, welche Produkte in welcher Edition und Anzahl ursprünglich erworben wurden. Nur wenn dieser Nachweis lückenlos vorliegt, sind alle weiteren Nachweise rechtlich belastbar. Fehlt der ursprüngliche Vertrag, sind auch Rechnung oder Vernichtungserklärung juristisch wertlos.

2. Die erste Rechnung des Ersterwerbs

Die Originalrechnung zeigt auf, wann und von wem die Lizenzen gekauft wurden. Ebenso wichtig: Sie muss nachweisen, dass die Lizenzen aus dem Europäischen Wirtschaftsraum stammen. Denn nur dann ist die Weiterveräußerung der Lizenzen gemäß EU-Recht zulässig. Die Herkunft ist ein entscheidender Faktor für die rechtliche Absicherung.

3. Die vollständige Lizenznachweiskette

Ein seriöser Lieferant muss die komplette Kette aller bisherigen Erwerber offenlegen können. Nur so lässt sich belegen, dass die Nutzungsrechte weiterhin gültig und vollständig auf den neuen Käufer übertragbar sind. Liegt diese Kette nicht vollständig vor, fehlt der rechtliche Beweis für die Nutzbarkeit der Lizenzen. Der Kauf gebrauchter Software ohne diesen Nachweis ist ein erhebliches Risiko.

4. Die Vernichtungserklärung des Ersterwerbers

Diese Erklärung bestätigt, dass der ursprüngliche Käufer die Lizenzen vollständig von seinen Systemen entfernt hat. Wichtig ist: Die Erklärung muss vom Ersterwerber selbst stammen. Erklärungen durch Dritte, Notare oder Wiederverkäufer ersetzen dieses Dokument nicht. Ohne eine glaubhafte Vernichtungserklärung ist keine rechtssichere Übertragung möglich.

Fazit: Rechtssicherheit durch vollständige Nachweise

Auch wenn gebrauchte Software wirtschaftlich attraktiv erscheint, sind rechtlich saubere Nachweise zwingend erforderlich. Unternehmen sollten keine Lizenzkäufe tätigen, wenn auch nur eines dieser vier Dokumente fehlt. Im Falle einer Auditierung kann sonst die gesamte Investition wertlos sein und hohe Bußgelder drohen.

Wer auf gebrauchter Software aufbaut, sollte auf geprüfte Anbieter setzen und aktiv alle vier Nachweise einfordern. Nur so lässt sich dauerhaft sicherstellen, dass die Nutzung nicht nur effizient, sondern auch rechtlich einwandfrei erfolgt.